「ルネサンス×オアシス 3時間リレーマラソン」におけるエントリー者氏名のホームページ掲載に関するお詫びとご報告
10月26日開催の「ルネサンス×オアシス 3時間リレーマラソン」へエントリーいただき、誠にありがとうございます。
この度、当イベントのホームページにおいて、エントリー者の氏名を掲載して公開いたしましたが、その対応において、ご案内説明不足及び必要文言不記載という不備があり、参加される皆様にご心配とご迷惑をお掛けするという事案がございました。
当イベントへの参加を楽しみにされる中、ご迷惑、ご不安な思いを抱かせてしまった方がおられましたことについて、深くお詫び申し上げます。
また、今回の経緯と対応について、以下の通りご報告いたします。
【経緯】
・10月18日(金)18:00 リレーマラソンのエントリーリストをイベント告知ページにて公開いたしました。
このリストでは、参加チーム名や人数確認に加え、完走証に記載するために事前にチームメンバー全員の氏名（対象約500名）を掲載し確認を促しておりました。
・10月20日(日) 参加者の方から氏名の掲載に関するご指摘がありました。
・同日19:00 エントリーリストの氏名欄を非公開とし、チーム名のみが掲載されたリストに再度更新いたしました。
・10月18日(金)18:00～20日(日)19:00までの期間、氏名がホームページに掲載され公開されておりました。現在は、チーム名のみの掲載としております。
【不備について】
今回、以下の点で不備があったと認識しております。
・イベント前に名簿をWEBで公開することは当初から予定しておりましたが、イベント告知ページの「申込規約」第5項に、事前の氏名公開に関する明確な記載がありませんでした。
＜申込規約第5項の抜粋＞
- 大会出場中の映像・写真・記事・記録等の新聞・テレビ・雑誌・インターネット・SNS、パンフレット等への掲載権は主催者に属します。
・エントリー画面の「同意内容」第6項において、氏名公開を行う「イベント中」という表現とその範囲が不明確であり、適切な説明ではありませんでした。
＜同意内容第6項の抜粋＞
- 参加チームメンバーのイベント中の映像・写真・記事・記録等（において氏名・年齢・性別・記録・肖像等の個人情報）が新聞・テレビ・雑誌・インターネット、パンフレット等に報道・掲載・利用されることを承諾します。また、その掲載権・使用権は主催者に属します。
【対応について】
弊社では、本件を重く受け止め、以下の対応を進めてまいります。
・リレーマラソン告知ページに本件に関する経緯、内容を掲載いたします。
・各チームの代表者様へ、メールにて本件に関する経緯、内容を案内の上、お詫びを送信いたします。
・予定していた完走証への参加者氏名の記載を取りやめます。
【今後の対策】
本件を真摯に受け止め、今後の再発防止のために、以下の対策を講じてまいります。
・個人情報（氏名、性別、年齢など）の公開、掲載を行う可能性がある場合には、インターネット、書面配布などその形態に関わらず、イベント告知時、及びエントリー入力時に、事前同意をいただく旨を明確に表現した内容を漏れなく記載いたします。
・氏名公開が必要な場合、エントリー者のみが閲覧できるパスワード等を設定できるようシステムを改修いたします。
・管理体制を強化し、適切な指導と監督を行ってまいります。
【本件のお問い合わせ先】
3時間リレーマラソン実行委員会事務局
メール：run_walk@s-renaissance.co.jp